Senaatin vuosi 2014

Yhteiskuntavastuuraportti

Konseptit

Projektit ovat systemaattisesti johdettuja, tavoitteellisia, sidosryhmiä osallistavia ja ne tuotetaan yhteistyössä laaja-alaisen kumppani- ja asiantuntijaverkoston avulla. Verkoston osaamisalueita ovat mm. työpsykologia ja johtaminen, organisaation toiminnan ja prosessien kehittäminen, arkkitehti- ja sisustussuunnittelu, asiakaskokemuksen kehittäminen, graafinen suunnittelu, palvelumuotoilu, tieto- ja viestintäteknologia, hajautetun organisaation, monipaikkaisen ja liikkuvan työn kehittäminen sekä työympäristöjohtaminen.

Senaatti-kiinteistöt on tarjonnut asiakkailleen ydintoiminnan tarpeista lähteviä konseptointihankkeita asiantuntijapalveluna vuodesta 2007 lähtien. Yhteiset hankkeet ovat usein syventäneet asiakassuhdetta ja johtaneet jatkotoimeksiantoihin.

Konseptit ja niihin liittyvät suunnitteluohjeet kiteyttävät strategisen tahtotilan ydintoiminnalle, tulevaisuuden työympäristölle ja toimitiloille: fyysisille tiloille ja kalusteille, tilankäytölle ja toimintatavoille, informaatio- ja kommunikaatiovälineille (ICT) sekä visuaalisille elementeille ja symboleille.

Konseptoinnin piirissä ovat olleet kaikenlaiset tilatyypit: toimistotyyppiset tilat, asiakaspalvelutilat sekä erikoistilat kuten istuntosalit ja vankilat. Uutena asiana on asiakaspalvelun konseptoinnissa käyntiasiakaspalvelutilojen lisäksi huomioitu muutkin asiakaspalvelukanavat kuten verkkoympäristö, puhelin, posti ja etäpalvelu.

Käytäntöön vietynä konseptit tuottavat mittakaavaetuja, kuten tilamuutosten läpiviennin tehokkuutta, nopeutta, helppoutta sekä kustannusten säästöä. Lisäksi konseptien avulla muodostuu toiminnallisesti, visuaalisesti ja tilarakenteeltaan mahdollisimman yhdenmukaisia ratkaisuja eri paikkakunnille.

Esimerkiksi virastojen asiakkaat ja sidosryhmät hyötyvät konsepteista tasalaatuisemman palvelun ja asiakaskokemuksen muodossa.

"Koulutustilaisuuksia järjestettiin tukemaan senaattilaisia valmistuneiden konseptien käyttöönottamiseksi kaikissa toimitilahankkeissa."

 

Kertomusvuoden konseptointihankkeita

Vuoden 2014 aikana yhteistyö jatkui Työ- ja elinkeinopalveluiden, Maanmittauslaitoksen, Oikeushallinnon, Verohallinnon, Poliisihallinnon, Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten, Aluehallinnon ja ASPA 2014-hankkeen kanssa konseptien kehittämisen, edelleen kehittämisen sekä niiden käytäntöön soveltamisen merkeissä eri puolilla Suomea lukuisissa hankkeissa.

Merkittävä asia oli Puolustus- ja turvallisuus –toimialan ja Rikosseuraamuslaitoksen yhteistyönä käynnistynyt Vankilakonsepti-kehityshanke.

Tutkimuksen mukaan konseptit ovat kestäviä

Valtakunnallisten konseptien tieteellistä taustaa vahvistava RYM Oy:n Built Environment Process Re-engineering (PRE) -ohjelman New Ways of Working –hanke päättyi loppukeväällä 2014. Tutkimuksessa tehtiin tärkeä havainto siitä, että konseptien taustalla olevat tavoitteet ovat kestävän kehityksen periaatteiden mukaisia. Tutkimushankkeessa luotiin kestävän työympäristöjohtamisen viitekehys, joka helpottaa konseptien kestävyyden systemaattista tarkastelua ja kehittämistä. Jotta konseptien mukaiset kestävät ratkaisut saadaan toimimaan, on tutkimuksen mukaan valtionhallinnossa panostettava erityisesti ICT-laitteiden ja ohjelmistojen hankintaan ja niiden tehokkaaseen käyttöön. Tästä näkökulmasta ICT:n käyttöön syvennyttiin erityisesti Oikeushallinnon hallinnonalalla tehden löydöksiin perustuvia suosituksia ja laatimalla tiekartta.

Tutkimushankkeen puitteissa tutkittiin myös Senaatti-kiinteistöjen oman työympäristön ja siihen liittyvän muutoksen vaikutusta tietotyön suorituskykyyn SmartWoW-kyselyn avulla. Tampereen Yliopiston NOVI-tutkimusyksikön kanssa kehitettiin myös työympäristömuutoksen vaikutusten mittaristo ja tunnistettiin muutosten euro-vaikutukset resurssien käytön tehostumisen myötä. Tietotyöhön ja sen suorituskyvyn mittaamiseen liittyvän ymmärryksen lisääntymisen myötä tunnistettiin myös tarve vahvistaa tätä näkökulmaa Senaatin asiantuntijapalveluissa tilaratkaisujen yhteydessä.

Konseptien toimeenpanovaiheen työkalut käytössä

”Konseptikirjasto”, sähköinen arkisto, vakiinnutti asemansa yhteistyöverkoston osapuolten käytössä. Konseptikirjasto ratkaisee tehokkaan ja ajantasaisen tiedonhallinnan sekä tiedon jakamisen tarvetta.  Projektipankki sisältää konseptin ja suunnitteluohjeiden lisäksi esimerkiksi konseptin toteutettavuusarviolomakkeen, koulutusmateriaalia, valokuvia kohteesta ennen ja jälkeen muutoksen.

”Train The Trainer”- toimintamallia markkinoitiin valtakunnallisten konseptien muutoksen johtamisen läpivientimalliksi. Mallissa asiakasta autetaan kehittämään itselle kyvykkyys uudistavien työympäristöhankkeiden läpiviemiseksi organisaatiossaan ja toimipisteverkostossaan. Mallin vahvuuksia ovat kustannustehokkuus ja jatkuva sisäinen yhteistyö ydintoiminnan, tilahallinnon, henkilöstöhallinnon ja tietohallinnon välillä.

Hankkeiden läpiviennin tarkistuslistoja ja muutoksen tukimateriaalia hyödynnettiin tukemaan hallittuja konseptien toimeenpanoprosesseja.

Koulutustilaisuuksia järjestettiin tukemaan senaattilaisia valmistuneiden konseptien käyttöönottamiseksi kaikissa toimitilahankkeissa.

Koordinaatioryhmä – toimintamallia sovellettiin joissain asiakkuuksissa osapuolten yhteistyön johtamiseksi konseptien toimeenpanossa. Mallin tarkoituksena on varmistaa, että osapuolet yhteistyössä kykenevät viemään konseptin linjaukset käytäntöön ja tuottamaan ne hyödyt, joita konsepteissa tavoitellaan.

Työympäristömuutosten läpiviennin tukemiseksi ja merkittävien käyttäjämäärien osallistamiseksi ideoitua verkkopohjaista Idea-portaalia tutkittiin toteutettavuuden näkökulmasta.

"Vankilakonsepti-kehityshanke käynnistyi Senaatti-kiinteistöjen ja Rikosseuraamuslaitoksen yhteistyönä."

 

Vankilakonseptihankkeessa kuunnellaan myös vankeja

Yhteistyö Rikosseuraamuslaitoksen vankilakonseptin kehittämiseksi käynnistyi ja työ on edennyt hyvin.
Konseptoinnin avulla luodaan yhtenäiset toimintalähtöiset ohjeet sille, miten vankiloita suunnitellaan ja miten vankeusprosessi niissä etenee. Valmiissa konseptissa esitetään ratkaisupaketit suunnitteilla oleville valvonnan intensiivisyystasoille (A1, A2, S1, S2). Ratkaisupaketit pohjautuvat eri käyttäjäroolien arjen toimintakonsepteihin.

Vankilakonseptin perimmäisenä tavoitteena on vaikuttavuus eli rikosten uusimisriskiin vähentävästi vaikuttaminen. Uusi vankilakonsepti mahdollistaa hallitun ja turvallisen siirtymisen avoimempaan vankilamalliin, lisää hallitusti vangin kuntouttavaa omatoimisuutta, vaatii uudenlaista toiminta- ja johtamiskulttuuria ,jotta hyödyt saadaan käytäntöön, jättää työntekijöille enemmän aikaa vangin kohtaamiseen, säästää kustannuksissa ja tehostaa tilankäyttöä.

Tulevaisuudessa vankila on, vapauden menetysrangaistuksen lisäksi, vangeille oppimisympäristö sille, miten toimia yhteiskunnassa rikoksettomasti. Tekniikan hyödyntäminen arjessa vähentää vartijoiden valvonnan rutiinityötä mikä jättää enemmän aikaa vangin kohtaamiseen arjessa ja mahdollistaa vangin omatoimisuutta hallitusti.

Työhön osallistuu laaja joukko rikosseuraamuslaitoksen johtoa, asiantuntijoita sekä vankiloissa työskentelevää henkilöstöä että rikostuomiotaan suorittavia vankeja. Myös sidosryhmien ajatuksia on kuultu kehittämisvaiheessa.

Konsepti valmistuu keväällä 2015, jonka jälkeen käynnistyy pilotointivaihe.

TE-palvelujen asiakaskokemusta kehitetään asiakkaita ja henkilöstöä osallistamalla

Syksyn 2014 ja kevään 2105 aikana tehdään käytännönläheistä kehitystyötä tiiviissä yhteistyössä TE-toimistojen henkilöstön, henkilö- ja yritysasiakkaiden sekä TEM:n asiantuntijoiden kanssa. Jokaisella 15 TE-toimistolla on oma edustajansa projektin kannalta keskeisessä ryhmässä.

TE-palvelusta kehitetään sekä henkilö- että yritysasiakkaan näkökulmasta yhtenäistä, vaivatonta ja vaikuttavaa – palvelulinjasta tai -kanavasta riippumatta.

Asiakaskokemuksen kehittämisen työmenetelmiä ovat asiakkaita ja henkilöstöä osallistavat luotaintehtävät, haastattelut, havainnoinnit, kyselyt, työpajat ja asiakasraadit.

Projektin tuloksena syntyy asiakaslähtöisten palvelujen kehittämisen osaamista työ- ja elinkeinohallintoon, palveluidentiteetti eli sisäinen asiakaskokemuksen kehittämisen motto, Apuri eli asiakaskohtaamisten käsikirja, asiakaspalvelutilan digitaalinen ”motivointiseinä”, jossa esitellään brändiä tukevaa viestintämateriaalia, työympäristö- ja toimitilakonseptin sovellusohjeet eri koon tilanteisiin, TE-palveluiden kehityshankkeiden asiakaskokemuksen tarkistuslista, käyntiasiakasopastekonsepti sekä kielellisiä, tyylillisiä ja visuaalisia ratkaisuehdotuksia TE-palvelut.fi –sivustolle.

Meneillään oleva vaihe on TEM:n ja Senaatti-kiinteistöjen yhteistyössä käynnistämä jatkotyö vuonna 2012 alkaneelle monikanavaisen asiakaskokemuksen kehitystyölle (toteutettiin World Design Capital 2012 hankkeena). Vaihe valmistuu kevään 2015 lopussa.

Työn taustalla on TE-palvelujen valtakunnallinen toimitila- ja työympäristökonsepti, joka valmistui kesäkuussa 2012. Työ jatkui heti syksyllä TE-palvelujen asiakaskokemuksen analysoinnilla palvelumuotoilua hyödyntäen. Edelleen kehittämisen tavoitteena oli aiempaa asiakaslähtöisemmin arvioida, tunnistaa kehittämiskohteita ja kehittää asiakaskokemusta kaikissa palvelukanavissa – kasvokkain ja etäyhteydellä, puhelimessa sekä verkossa asioitaessa. TE-palvelujen asiakkaiden kokemuksiin pureutuva kehityshanke kiteytyi TE-palvelujen asiakaskokemuksen kehittämisehdotukset –raportiksi syksyllä 2013. Hankkeessa asiakaskokemusta tutkittiin ja kehitettiin käyttäjäkeskeisesti palvelumuotoilun, graafisen suunnittelun ja tilasuunnittelun menetelmin. Keskeisiä löydöksiä olivat muun muassa tarve yhtenäistää TE-palvelujen brändi sekä alkaa johtaa palvelujen asiakaskokemuksen kehittämistä koordinoidusti. Yhteistyössä TEM:n ja TE-palvelujen asiantuntijoiden kanssa tuotettu työympäristö- ja toimitilakonseptin muutosprosessin hallintaa parantava Muutoksen tukimateriaali-pakettia hyödynnetään hallinnon sisäisissä koulutustilaisuuksissa sekä toimitilahankkeiden henkilöstölle järjestettävissä työpajoissa.

Konseptin mukaisia toimitilahankkeita oli vuoden 2014 aikana toteutuksessa mm. Pasilassa, Itäkeskuksessa, Porvoossa, Raaseporissa, Vaasassa, Joensuussa ja Varkaudessa.

Työ- ja elinkeinotoimisto auttaa työpaikan saamisessa, järjestää neuvontaa koulutuksesta ja hoitaa työttömien työnhakijoiden sosiaalisia etuja. Työ- ja elinkeinotoimiston asiakkaita ovat työnhakijat ja työtä tarjoavat työnantajat.

TE-palvelujen toimipisteissä työskentelee noin 4000 työntekijää.

Aluehallintovirastojen konseptia pilotoidaan huolella

Viranomaislausunnot voivat Pohjois-Suomen aluehallintovirastossa syntyä tähän malliin: asiantuntijat siirtyvät tiimitilasta pienen vetäytymishuoneen sohville. Näyttötaulu seinällä näyttää tekstin, jota luonnostellaan yhdessä, ja lausunto on valmis yhdellä istumalla. Näin lausunnot valmistuvat nopeammin kuin ennen.

Pohjois-Suomen aluehallintoviraston päätoimipaikka Oulussa toimii AVIen toimitila ja työympäristökonseptin pilottihankkeena ja kokemusten kerääjänä. Pilottia pääsevät testaamaan kaikki Pohjois-Suomen AVI:n työntekijät.

Pilotin suunnittelun tavoitteena oli luoda eri arkkityyppejä toimistotyön lähiympäristöiksi, jotka vastaavat aluehallintovirastojen kunkin eri yksikön tulevaisuuden tarpeisiin. Pilottitilan toteuttamisen ja jälkiarvioinnin tavoitteena on luoda käytännössä testattu suunnitteluohje, joka ohjaa vahvasti kaikkien AVI -työympäristöhankkeiden toteuttamista.

Aluehallintovirastojen valtakunnallisen toimitilakonseptin kehittäminen tehdään yhteistyössä Valtiovarainministeriön ja Aluehallintovirastojen kanssa.

Aluehallintovirastot hoitavat lainsäädännön toimeenpano-, ohjaus- ja valvontatehtäviä. Jokaisella aluehallintovirastolla on tietty maantieteellinen toimialue, joka käsittää yhden tai useamman maakunnan. Aluehallintovirastojen vastuualueita ovat peruspalvelut, oikeusturva ja luvat; työsuojelu; ympäristöluvat; pelastustoimi ja varautuminen sekä opetus- ja kulttuuritoimi.

luehallintovirastoissa on noin 1300 työntekijää.

Asiointipisteistä julkisia palveluja yhden luukun periaatteella

Valtakunnallisen toimitilakonseptin tavoitteena on tukea asiakaslähtöistä ja tehokasta tapaa tuottaa julkisia palveluja Asiointipisteiden kautta. Asiakaspalvelu 2014 – hankkeen tavoitteena on, että asiakkaat saavat julkisen hallinnon asiakaspalvelut yhteisistä Asiointipisteistä koko maassa yhdenvertaisesti ja kohtuuetäisyydellä asuinpaikastaan. Palvelut voidaan tuottaa näin myös tehokkaasti ja taloudellisesti. Hankkeen taustalla ovat pääministeri Jyrki Kataisen hallitusohjelman yhteispalvelun kehittämistä koskevat linjaukset.

Asiointipiste on kunnan ylläpitämä julkisen hallinnon yhteinen asiakaspalvelupiste, jota on kokeiltu syyskuusta 2014 alkaen viidellä paikkakunnalla: Mikkelissä, Oulun Kiimingissä, Paraisilla, Pelkosenniemellä ja Saarijärvellä. Pilotoinnin arviointi- ja seurantaraportti valmistuu kesäkuussa 2015. Pilotoinnin havaintojen perusteella tehdään tarvittavat muutokset hallituksen esitysluonnokseen laiksi julkisen hallinnon yhteisestä asiakaspalvelusta. Hallituksen esitys on tarkoitus antaa eduskunnalle syysistuntokaudella 2015.

Asiointipisteessä voi hoitaa yhdellä käynnillä monia asioita, jotka muuten vaatisivat asiointia useiden viranomaisten kanssa. Asiointipisteistä saa aina vähintään Kelan, Poliisin lupahallinnon, Verohallinnon, maistraatin, TE-toimiston ja kunnan palveluja.

Etäpalvelu täydentää Asiointipisteen tarjontaa antamalla mahdollisuuden asioida viranomaisen asiantuntijan kanssa verkkoyhteyden avulla.

Asiointipisteiden valtakunnallinen toimitilakonsepti kehitetään apuvälineeksi kaikille kunnille sekä palveluntarjoajille. Konsepti toimii suosituksena tilaratkaisujen toteutussuunnittelijoille sekä apuvälineenä tiloja käyttävän organisaation toiminnan kehittämiselle. Konsepti kattaa mm. käyntiasiakkaan kokemuspolun, palvelutilan vyöhykkeet, tilatyypit, tilojen käytön, tietoteknologiaan liittyvät pääperiaatteet sekä tunnelman, visuaalisen ilmeen ja opasteet.

Työ tehdään valtiovarainministeriön ja Senaatti-kiinteistöjen yhteistyönä. Julkisen hallinnon yhteisen asiakaspalvelun pilotointityöryhmä ohjaa työtä.

Myyrmäen pilotti testasi Verohallinnon valtakunnallisen toimitila- ja työympäristökonseptin

Kiitellyn Myyrmäen pilotin oppeja otettiin haltuun ja konseptia ja suunnitteluohjeita tarkistettiin sen perusteella koko vuoden 2014 ajan.

Tarkistettua konseptia ja suunnitteluohjetta sovellettiin verohallinnon toimitilahankkeisiin mm. Turussa, Vaasassa, Hämeenlinnassa ja Oulussa. Vahvaa tukea hankkeille antoi verohallinnon oma Toimitilapalvelut-yksikkö.

Verohallinnon konseptin keskeisiä tavoitteita ovat resurssien käytön tehostaminen, osaamisen jakamisen kehittäminen ja vuorovaikutteisten työtapojen käyttöönotto, sekä työhyvinvoinnin, turvallisuuden ja viihtyvyyden kehittäminen. Kehittämisvaiheessa konsepti linkittyi tiiviisti verohallinnon meneillään oleviin strategisiin toiminnan kehittämishankkeisiin, nykyaikaisten tieto- ja kommunikaatioteknologioiden käyttöönottoon, prosessien ja työkulttuurin kokonaisuudistukseen sekä toimipisteverkoston muutokseen. Konsepti linjaa kullekin työntekijälle oman työpisteen kuitenkin tilaa hyvin tehokkaasti hyödyntäen. Lopputulos on mitä modernein tietotyön työympäristö tarvittavine välineineen.

Vuoden loppupuolella ryhdyttiin valmistelemaan verohallinnon asiakaspalvelukonseptia.

Verohallinto kerää suurimman osan Suomen veroista ja veronluonteisista maksuista. Verotulot ovat julkisen talouden merkittävin tulonlähde. Niillä ylläpidetään ja kehitetään yhteiskunnan palveluja. Verohallinnon yksiköt ovat henkilöverotus, yritysverotus, veronkanto sekä ydintoiminnan tukiyksiköt.

Verohallinnossa on noin 5000 työntekijää.

Maanmittauslaitoksen monipaikkaista työtä tukeva työympäristöratkaisu Ouluun

Monessa suhteessa edelläkävijänä toimivan Maanmittauslaitoksen työympäristökonseptin toimeenpanovaihe alkoi Oulun pilotti¬kohteen suunnittelun ja rakentamisen merkeissä. Lisäksi vuoden 2014 aikana käynnistettiin Porin ja Hämeenlinnan hankkeet.

Pilotti Oulussa toteuttaa keväällä 2013 vahvistettua Maanmittauslaitoksen valtakunnallista monipaikkaisen työn toimitila- ja työympäristökonseptia. Pidemmällä aikajänteellä kaikki Maanmittauslaitoksen toimipaikat uudistetaan konseptin mukaisiksi niin, että ne tukevat Maanmittauslaitoksen uuden organisaatiomallin toteuttamista, uudistuvia työtapoja ja asetettu 15 m2/htv tilatehokkuustavoite toteutuu. Konseptin linjauksen mukaan työpisteitä ratkaisussa on n. 80 % henkilöstön määrästä. Maanmittauslaitoksen valtakunnallinen asiakaspalvelukonsepti valmistui vuonna 2009 ja muodostaa kokonaisuuden monipaikkaisen työn työympäristökonseptin kanssa. Asiakaspalvelutilat sisältyvät tilatehokkuustavoitteeseen.

Konseptin mukaisesti työympäristössä on monipuolisesti erilaisia paikkoja eri työnteon tilanteita ja tarpeita varten. Henkilöstöllä on liikkuvuuden mahdollistavat työvälineet ja jokainen voi vapaasti valita paikan, joka kulloisellekin työtehtävälle parhaiten sopii. Valtionhallinnon edelläkävijänä linjaukseksi sovittiin, että kenelläkään ei ole henkilökohtaista työpistettä, sen sijaan on erilaisia alueita toisaalta keskittymiselle, toisaalta yhteistyölle. Lisäksi työtä tehdään toimipaikan ulkopuolella: ennen kaikkea eri toimitusten yhteydessä asianosaisten luona, maastossa ja kotona. Uutuusarvoa konseptia kehitettäessä oli myös sillä, että työssä hyödynnettiin palvelumuotoilun osaajia ja menetelmiä monipaikkaisen työn työntekijäkokemuksen kehittämisessä.

Maanmittauslaitoksella on lisäksi käytössään omat sisäisesti laaditut monipaikkaisen työn periaatteet.

Oulun pilotin kokemuksia arvioidaan vuoden 2015 ajan ja opit siirretään seuraaviin Maanmittauslaitoksen toimitilahankkeisiin.

Yli 200-vuotias Maanmittauslaitos tekee erilaisia maanmittaustoimituksia kuten esimerkiksi lohkomisia ja tilusjärjestelyjä sekä tuottaa kartta-aineistoja ja edistää niiden yhteiskäyttöä. Maanmittauslaitos turvaa maanomistuksen ja luototusjärjestelmän ylläpitämällä kiinteistöjen lainhuutoja ja kiinnityksiä sekä muita kiinteistöjen tietoja rekistereissään. Keskeisiä tehtäviä ovat myös paikkatiedon tutkimus ja soveltaminen sekä tietojärjestelmien kehittämistehtävät. Maanmittauslaitoksella on toimipaikkoja 37 paikkakunnalla ympäri Suomen, Maarianhaminasta Ivaloon.

Työntekijöitä Maanmittauslaitoksessa on yhteensä noin 2 000.

"Kehityshankkeet ovat usein syventäneet asiakassuhdetta ja johtaneet jatkotoimeksiantoihin."

 

Turku ja Tampere ensimmäisiä Oikeushallinnon konseptin käyttöönotossa

Turun oikeustalon asiakaspalvelutilojen ja Tampereen yhdyskuntaseuraamustoimiston pilotit valmistuivat. Kotkassa ja Joensuussa konseptia testattiin toteutussuunnitteluvaiheessa, peruskorjaus- ja uudisrakennuskohteissa.

Konseptin toimeenpanovaihe jatkui lisäksi useissa konseptin soveltamistilanteissa mm. Kuopiossa, Lahdessa ja Hämeenlinnassa.

Laajin Suomessa kehitetty valtionhallinnon työympäristöihin liittyvä konseptointihanke valmistui syksyllä 2013 ja kattaa oikeushallinnon henkilöstön työtilat, asiakaspalvelutilat ja istuntosalit. Konseptin kehittämisessä hyödynnettiin myös tutkimusta. Oikeushallinto osallistui Senaatin asiakkaana RYM Oy:n PRE (Built Environment Process Re-engineering) New Ways of Working –hankkeeseen. Tutkijat perehtyivät uusien työnteon tapojen mahdollisuuksiin ja niihin liittyvien tieto- ja vuorovaikutusteknologisten ratkaisujen käyttöönottoon oikeushallinnossa.

Konseptin tavoitteena on edistää oikeushallinnon tilojen yhdenmukaista ja kustannustehokasta suunnittelua ja toteutusta, myötävaikuttaa toiminnan tehostumiseen ja kehittymiseen siten, että tilat tukevat mahdollisimman hyvin toiminnan vaatimuksia, sekä edistää vuokrakustannusten alentamista. Konseptin linjauksen mukaan jokaisella työntekijällä on oma työpiste, osalla oma työhuone.

Konseptia toteutetaan osana oikeushallinnon toimitila- ja hankejohtamisen toimintamallia. Konsepti toimii ohjeena tilaratkaisuissa sekä tukee tiloja käyttävän organisaation toiminnan kehittämistä.

Konsepti linjaa oikeushallinnon noin 9500 työntekijän työympäristöä ja kattaa kaikki oikeushallinnon sektorit: tuomioistuimet, syyttäjänviraston, oikeusaputoimistot, ulosottoviraston ja yhdyskuntaseuraamustoimistot.

Vuoden 2014 aikana huomio kohdistui muutoksen konseptin toimeenpanon tarpeisiin.

ELY-keskukset muutoksessa

Vuonna 2014 ELY-keskuksille toteutettiin konseptin mukaisesti tilat Rovaniemelle ja Ouluun.

ELY-keskusten konseptin taustalla on strateginen tavoite tehdä toiminnasta entistä asiakaslähtöisempää. Asiakaskokemusta ja toimintatapoja halutaan parantaa, yksiköiden välistä yhteistyötä tehostaa sekä työhyvinvointia lisätä.

ELY-keskuksia on 15. Niiden vastuualueet ovat elinkeinot, työvoima ja osaaminen (työ- ja elinkeinoministeriö), liikenne ja infrastruktuuri (liikenne- ja viestintäministeriö), ympäristö ja luonnonvara (ympäristöministeriö).

ELY-keskuksissa on noin 3500 työntekijää.

Poliisitalokonsepti käytössä mm. Joensuussa ja Kotkassa

Poliisi on valtiovallan organisaatio, joka turvaa oikeus- ja yhteiskuntajärjestystä, ylläpitää yleistä järjestystä ja turvallisuutta, ennaltaehkäisee rikoksia sekä selvittää näitä ja saattaa nämä syyteharkintaan.

Poliisihallinnossa työskentelee n. 10 300 työntekijää.

Vuoden 2011 lopussa valmistuneessa konseptissa on kuvattu poliisitalon eri tilaryhmät ja vyöhykkeet sekä niiden mitoitus- ja suunnitteluperiaatteet. Ratkaisuja tarkemmin kuvaavissa, vuonna 2013 valmistuneissa suunnitteluohjeissa on esitetty toiminnan kannalta keskeisten tilaryhmien sisäiset ratkaisuperiaatteet, tilamitoitus sekä kalustus ja varustus. Suunnitteluohjetta täydennettiin ja päivitettiin syksyllä 2014.

Vuoden 2014 aikana Poliisitalokonsepti ja sen suunnitteluohjeet olivat käytössä kaikissa poliisihallinnon toimitilaratkaisuissa ja rakennushankkeissa mm. Lappeenrannan poliisitalohankkeessa, Lahden pääpoliisiasemahankkeessa ja Oulun pääpoliisiasemahankkeessa. Varsinaisina pilottikohteina toimivat Joensuun oikeus- ja poliisitalo ja Kotkan poliisitalo.

Poliisitalokonseptin suunnitteluohjeita hyödynnettiin niin yksittäisten tilojen muutostöiden suunnittelussa kuin kokonaisten poliisitalojen tilasuunnittelussa ja kustannusarvioiden laatimisessa.