Senaatin vuosi 2014

Yhteiskuntavastuuraportti

Työympäristöjen kehittäminen

Senaatti-kiinteistöt tuottaa valtion toimitilastrategian mukaisesti tilaratkaisuja ja palveluja, joilla tuetaan asiakkaiden toimintaa kustannustehokkaasti ja joilla varmistetaan valtion kokonaisedun ja toiminnan yhteiskuntavastuullisuuden toteutuminen. Senaatti-kiinteistöjen työympäristökehittämisen asiantuntijapalvelut ovat keskeisessä roolissa tilojen toimivuuden varmistamisessa ja muutosten läpiviemisessä.

Työympäristöjen kehittäminen

Tietotyön suorituskyvyn kehittäminen ja tuottavuuden mittaaminen

Konkreettisia tuloksia

Yleispätevän työympäristön kehittäminen

Kertomusvuoden työympäristökehittämisen asiakasprojektit

 

Työympäristöjen kehittäminen

Keskeiset tekemiset vuonna 2014

  • Kertomusvuonna oli käynnissä useita laajoja työympäristökehittämisen projekteja eri asiakkaiden kanssa.
  • Muutosjohtamisen palvelua asiakkaiden ylimmän johdon tueksi kehitettiin edelleen ja toteutettiin useissa asiakasprojekteissa.
  • Tietotyön suorituskyvyn kehittäminen ja sen tuottavuuden mittaaminen nostettiin keskeisiksi teemoiksi työympäristökehittämisen asiantuntijapalveluissa.
  • Työympäristökehittämisen osaamista vahvistettiin rekrytoimalla muutosjohtamisen ja tietotyön tuottavuuden asiantuntijat.
  • Panostettiin Senaatti-kiinteistöjen omaan työympäristökehittämisen osaamiseen yhteisten ja aluekohtaisten työympäristökehittämisen koulutusten muodossa.
  • Toimitila- ja työympäristökonsepteja kehitettiin usean valtakunnallisen asiakkaan kanssa.
  • Edistettiin työympäristökehittämisen osaamista ja asiantuntijapalveluiden kehittämistä useissa tutkimusprojekteissa mm. työympäristökehittämisen projektien asiakaskokemukseen ja työympäristöjohtamiseen liittyen.

"Senaatti-kiinteistöjen omissa toimitiloissa  toteutettiin mittava työympäristömuutos, jossa siirryttiin  monitilaympäristöön."

 

Senaatti-kiinteistöt on kehittänyt pitkälle tuotteistettuja työvälineitä asiakkaiden työympäristöjen tehostamiseen ja uudistustarpeisiin. Lähestymistapa on ratkaisukeskeinen, asiantuntijapalveluihimme kuuluu työympäristökehittämisen (tavoitteet - analyysi – kehittäminen – jalkauttaminen) ohella myös tuki organisaatiolle muutoksen läpiviemiseksi ja tietotyön suorituskyvyn kehittämiseksi.

Työympäristöjen kehitysprojekteissa tarkastellaan työympäristöjä aina kokonaisuutena paitsi fyysisen, myös virtuaalisen ja sosiaalisen ulottuvuuden kautta. Senaatti-kiinteistöt tuottaa työympäristöpalveluja asiakkailleen sekä omien asiantuntijoidensa voimin että yhteistyössä kumppaniverkostonsa kanssa.

Tietotyön suorituskyvyn kehittäminen ja tuottavuuden mittaaminen

Tietoisuuden lisääminen uusista työnteon tavoista ja uuden työympäristöajattelun omaksumisen edistäminen Senaatti-kiinteistöjen asiakaskunnassa on otettu vuoden 2015 tavoitteiksi uudessa strategiassa. Näihin voidaan vaikuttaa konkreettisesti työympäristökehittämisen keinoin. Myös valtion uusi toimitilastrategia linjaa mm. tilankäytön tehokkuuteen ja monitilaympäristöihin liittyviä asioita, joilla on suora vaikutus työympäristökehittämisen asiantuntijapalvelujen sisällön painopisteisiin.

Tietotyön suorituskykyä kehittämällä on mahdollista  tehostaa organisaation toimintaa ja saavuttaa merkittäviä hyötyjä pienentyvistä resursseista huolimatta. Kaikissa vuonna 2015 käynnistyvissä työympäristökehittämisen projekteissa on mm. tarkoitus toteuttaa tietotyön suorituskykyä mittaava kysely ennen työympäristökehittämistä vallitsevan tilanteen kartoittamiseksi ja dokumentoimiseksi. Toteutunut muutos osoitetaan toisella vastaavalla kyselyllä, kun asiakasorganisaatio on työskennellyt uudessa työympäristössä noin vuoden ajan. Näin saadaan kerrytettyä tärkeää tietoa uusien työnteon tapojen ja monitilaympäristöjen vaikutuksista.

Ratkaisuprosessin mittareita on tarkoitus täydentää asiakasprojekteissa myös muilta osin monitilaympäristömuutosten vaikutuksia kuvaavalla määrällisellä ja laadullisella mittaristolla, joka on kehitetty työympäristötiimin alaisessa mittaritiimissä vuoden 2014 aikana, ja jota pilotoitiin Senaatti-kiinteistöjen omassa työympäristömuutoksessa Helsingin Lintulahdella.

Konkreettisia tuloksia 

Senaatti-kiinteistöjen omissa toimitiloissa Helsingin Lintulahdenkadulla toteutettiin mittava työympäristömuutos, jossa siirryttiin työskentelemään perinteisestä avokonttorista monitilaympäristöön, jossa on erilaisia työtiloja työteon eri tarpeisiin ja vaiheisiin. Mitatut tulokset Helsingin Lintulahdella osoittivat, että työympäristömuutoksen ansiosta

  • Työssä suoriutuminen on parantunut 11 %
  • Tilankäyttö on tehostunut 34 %
  • Tilakustannukset pienentyneet 26 %
  • Kokouskustannukset pientyneet 5 %
  • Hiilijalanjälki puolestaan on pienentynyt 14 %
  • Energiankulutus 22 %
  • Myös mm. tilojen käyttöasteita ja tietotyön suorituskykyä on mitattu

Vuoden 2015 aikana muutosjohtamisen asiantuntijapalvelua syvennetään edelleen ja tarjotaan asiakkaille yhdistettynä tietotyön suorituskyvyn kehittämiseen.

Yleispätevän työympäristön kehittäminen

Tämän strategiakauden tavoitteeksi on myös asetettu valtion yleispätevän työympäristökonseptin kehittäminen ja pilotointi. Siinä tullaan paitsi luomaan pohja uusia työnteon tapoja tukevalle fyysiselle, virtuaaliselle ja sosiaaliselle valtionhallinnon työympäristölle, myös hakemaan ratkaisumalleja mm. käyttäjäpalveluiden ja kalustehankintojen suhteen.

Kertomusvuoden työympäristökehittämisen asiakasprojektit

Kertomusvuonna oli käynnissä useita laajoja työympäristökehittämisen projekteja eri asiakkaiden kanssa.

  • Tukesille laadittiin Helsingin ja Tampereen toimipaikkoja koskeva yhteinen työympäristökonsepti henkilöstöä laajasti osallistavalla menetelmällä. Tavoitteiksi asetettiin uusien työnteon tapojen kehittäminen monitilaympäristön tukemana sekä tuntuva tilankäytön tehostaminen ja sitä kautta saavutettavat kustannussäästöt.
  • Geodeettiselle laitokselle Masalaan tehtiin uusia työnteon tapoja ja monitilaympäristön toteutusmahdollisuuksia tutkimustyöpainotteisessa organisaatiossa kartoittava työympäristökehittämisen projekti. Geodeettinen laitos liitettiin osaksi Maanmittauslaitosta vuoden 2015 alusta.
  • Säteilyturvakeskuksen (STUK) Roihupellon toimitalon toiminnallisuuden ja tilankäytön kapasiteettia sekä työympäristöpilotin toteutusmahdollisuuksia tarkasteltiin erilaisten vaihtoehtoisten tulevaisuusskenaarioiden kautta työympäristökehittämisen keinoin.
  • Valtorille haettiin keskitettyä toimitilaratkaisua pääkaupunkiseudulta työympäristökehittämisen projektin tukemana. Ratkaisussa päädyttiin sijoittamaan Valtorin toimitilat Helsingin Lintulahdelle Senaatti-kiinteistöjen naapuriin.
  • Valtiovarainministeriön työympäristön kehittämisen tarkoituksena on luoda yhdessä ministeriön kanssa sen toimintaa tukeva monitilaympäristö valtioneuvoston linnan perusparannettavaan historiallisesti arvokkaaseen ympäristöön.
  • Ulkoasiainministeriössä työympäristökehittämisen tarkoituksena on asettaa pitkän tähtäimen tavoitteet ministeriön työympäristön kehittämiselle, tutkia vaihtoehtoja eri toimintojen sijoittamiselle Katajanokalle ja tunnistaa mahdollisuuksia tehostaa tilankäyttöä valtion toimitilastrategian mukaisesti. Lisäksi tarkoitus on tuottaa työympäristömuutoksen roadmap yhteistyössä ministeriön johdon kanssa. Osana muutosta yksi osasto pilotoi uusia nimeämättömiin työpisteisiin perustuvaa monitilaympäristöä.
  • Työ- ja elinkeinoministeriö keskittää toimintonsa kahteen perusparannettavaan kohteeseen. Ministeriötä tuetaan työpajoilla, joissa tunnistetaan tulevaisuuden työnteon tapoja ja ideoidaan, miten työympäristöllä voidaan tukea niitä. Työn tuloksena syntyy työympäristökonsepti, joka ohjaa tilojen käyttöä ja kalustusta.
  • Oikeusministeriön työympäristöä kehitetään siten, että ministeriö voi sijoittua nykyistä yhtenäisempiin tiloihin Eteläesplanadi 10:een. Tavoitteena on tehostaa tilankäyttöä ja pienentää toimitilakustannuksia. Tilankäytön tehostamiseksi tutkitaan vaihtoehtoisia tapoja siirtyä nykyisestä yksilötyöhuoneisiin perustuvasta ratkaisusta pääosin monitilatoimistoon.
  • Puolustusministeriölle suunniteltiin työympäristöpilottia Kaartin korttelin toimitaloon.
  • Arppeanumin työympäristökehittämisessä rakennushistoriallisesti merkittävä arvokiinteistö muutetaan museosta nykyaikaiseksi nimeämättömiin työpisteisiin perustuvaksi monitilaympäristöksi valtioneuvoston kanslian käyttöön. Tila tarjotaan asiakkaalle valmiiksi kalustettuna.
  • THL:lle toteutettiin työympäristökehittämisen projekti Helsingin yliopiston oikeuslääketieteen laitoksen kanssa yhteisille ruumiinavaustoiminnoille.
  • Tulli, SYKE, Fimea ja Evira hakevat laboratorioiden tilankäytön synergiaa yhteisessä laboratorioiden synergiahankkeessa, joka eteni vuoden 2014 aikana yhteisen tahtotilan ja tavoitteiden määrittelyn osalta.
  • Uudenmaan TE-toimistossa toteutettiin yhdessä asiakkaan johdon kanssa muutosvalmennuksia useissa toimipisteissä, joissa siirryttiin valtakunnallisen toimitila- ja työympäristökonseptin mukaiseen uuteen työympäristöön.
  • Uudenmaan ELY-keskuksessa kehitettiin työtapoja ja yhteistyötä monitilaympäristössä toteuttamalla henkilöstötyöpajoja.
  • Celia-kirjaston työympäristökehittämisen projektissa tarkasteltiin kirjaston muuttuneiden tavoitteiden ja toiminnan vaikutuksia työtapoihin ja työympäristöön.

Avainluvut

 

34 %

tehostunut tilankäyttö Senaatin toimitiloissa monitilaympäristön ansiosta

11 %

parannus työssä suorautumisessa monitilaympäristön ansiosta