Senaatin vuosi 2014

Yhteiskuntavastuuraportti

Kustannustehokkuus

Senaatti-kiinteistöjen tavoitteena on tuottaa asiakkailleen tarjoamat palvelut ja työympäristöratkaisut kustannustehokkaasti valtion kokonaisetu huomioiden. Strategisena tavoitteena on saavuttaa valtiolle 100 miljoonan euron vuosittaiset säästöt toimitilakustannuksissa kahdeksassa vuodessa.

Keskeiset keinot tavoitteeseen pääsemiseksi

Kilpailukykyiset vuokrat

Tehokkaat tilat asiakkaille

HTH-tietopalvelu apuna tavoitteisiin pääsemisessä

Tehokasta kiinteistöjen ylläpitoa

Valtion kokonaisetu

 

Keskeiset keinot tavoitteeseen pääsemiseksi:

  • Nopeutetaan uusien työnteon tapojen ja niitä tukevien työympäristöratkaisujen omaksumista ja käyttöönottoa valtionhallinnossa.
  • Parannetaan siten valtionhallinnon työn suorituskykyä ja tilatehokkuutta.
  • Realisoidaan valtion ei-strategista kiinteistöomaisuutta.

Kilpailukykyiset vuokrat

Senaatti-kiinteistöjen vuokratason on todettu muun muassa KTI:n benchmarking-selvitysten mukaan sijoittuvan hieman markkinoiden keskitason alapuolelle. Senaatti-kiinteistöjen toimistotilojen vuokrat ovat viimeisimmän KTI:n benchmarking tutkimuksen mukaan keskimäärin 6,3 % alemmat vertailuyrityksiin verrattuna.

Senaatti-kiinteistöt seuraa säännöllisesti markkinavuokrien kehitystä eri puolilla Suomea ja eri toimialoilla. 

"Senaatti-kiinteistöjen tehtävänä on toimia valtion kokonaisedun mukaisesti."

 

Tehokkaat tilaratkaisut asiakkaille

HTH-tietopalvelun mukaan tilatehokkuus valtion toimitiloissa oli vuoden 2014 lopussa keskimäärin 30 m²/ htv.  Tavoitteena valtion toimitilastrategian mukaan on 18 m²/htv peruskorjattavissa tiloissa ja uusissa tiloissa 15 m²/htv. Senaatti-kiinteistöjen asiakkaille toteuttamissa työympäristökehittämishankkeissa lähtökohtana ovat toimitilastrategian asettamat tavoitteet. Vuonna 2014 näihin tavoitteisiin päästiin hyvin. Senaatti-kiinteistöt seuraa systemaattisesti vuosittain tilaratkaisuprosessin avulla mm. vuokrissa ja tilatehokkuudessa saavutettuja tuloksia. Vuonna 2014 toimitiloissa, joissa  asiakkaan työympäristöä oli kehitetty yhteisessä tilaratkaisuprojektissa, oli tilatehokkuus parantunut 28 %.  Tilakustannuksissa saavutetut säästöt olivat 10 % henkilötyövuotta kohden.  

Senaatti-kiinteistöt on kertomusvuonna kehittänyt mittaristoa. Tilakustannusten ja tilatehokkuuden lisäksi uutena mittarina vuonna 2015 kaikissa uusissa alkavissa työympäristökehittämisen projekteissa on tietotyön tuottavuuden mittari. Sillä mitataan työn tuottavuuden kehittymistä monitilaympäristöihin siirryttäessä.

HTH-tietopalvelu apuna tavoitteisiin pääsemisessä

Toimitilat ovat valtionhallinnolle keskeinen resurssi, jota tulee johtaa. Tarkoituksenmukainen tilankäyttö on tärkeää virastojen talouden ja toiminnan kannalta. Toimitilajohtaminen edellyttää ajantasaista ja keskitettyjä tilatietoja.

Senaatti-kiinteistöt on tuottanut valtionhallinnon käyttöön HTH-tietopalvelun, johon kootaan kaikki valtionhallinnon käyttämät tilatiedot ja sopimukset yhteen. HTH-tietopalvelun käytöstä on sovittu lähes koko valtionhallinnossa ja palvelun käyttö on aktivoitunut. Kaikki ministeriöt ovat tehneet HTH-tietopalvelusta puitesopimuksen, ja lähes koko valtionhallinto on jo tehnyt liittymissopimuksen palveluun.

Tilatietopalvelun avulla valtion virastot ja laitokset pystyvät entistä paremmin seuraamaan tilatietojaan ja suunnittelemaan tilankäyttöään pitkällä tähtäimellä. Tietopalvelu auttaa tilojenkäytön sekä tilakustannusten hallinnassa ja optimoinnissa. Sen avulla on mahdollista vertailla tietoja ja tunnuslukuja myös eri virastojen ja hallinnonalojen välillä.

Senaatti-kiinteistöt uudisti kertomusvuonna HTH-tietopalvelua ja jatkossa Senaatti ei peri muutokseen mukaan lähteneiltä valtionhallinnon asiakkailta käyttömaksua. Uutena palveluun sisältyy tilaehdotusmalli, jonka Senaatti-kiinteistöt tekee asiakkaittensa puolesta. Senaatti-kiinteistöt antaa kullekin virastolle raportin sen tilankäytön tunnusluvuista. Virastoilla on edelleen velvoite pitää omat HTH-tietonsa ajan tasalla. Uudistusten tavoitteena on parantaa valtionhallinnon puolivuosittain julkaistavan konserniraportoinnin tasoa ja tilatietojen vertailtavuutta sekä edesauttaa valtionhallinnon toimitilasuunnitelmien tekoa ja -ratkaisujen toteuttamista valtion toimitilastrategian mukaisesti. Muutoksesta on jo sopinut lähes 70 % valtionhallinnon virastoista.

Tehokasta kiinteistöjen ylläpitoa

Senaatti-kiinteistöt on vuosittain mukana KTI:n vertailussa, jossa tarkastellaan kiinteistöjen ylläpitokuluja ja asiakastyytyväisyyttä. 

Vuonna 2014 Senaatti-kiinteistöjen ylläpitomenot olivat 176 milj. euroa. KTI:n benchmarking tutkimuksen mukaan Senaatti-kiinteistöt käytti vuonna 2013 (vuoden 2014 tulokset saatavissa toukokuussa) kiinteistöjen korjauksiin 53 % enemmän kuin tutkimuksessa mukana olleet vertailuyritykset keskimäärin. 

Senaatti-kiinteistöt pystyi kuitenkin muun muassa suuren ostovolyyminsa ansiosta toteuttamaan ylläpitokulut kustannustehokkaasti. KTI:n vertailun mukaan Senaatti-kiinteistöjen hoitokustannukset ilman korjauksia olivat yli 10 % edullisemmat kuin muilla vertailuyrityksillä.

Valtion kokonaisetu

Senaatti-kiinteistöjen tehtävänä on toimia valtion kokonaisedun mukaisesti. Kertomusvuonna kehitettiin ns. timanttimalli, jonka avulla valtion kokonaisedun toteutuminen voidaan arvioida investointipäätöksen yhteydessä.  Mallissa tarkastellaan kokonaisedun toteutumista monipuolisesti eri näkökulmista. Malli otetaan käyttöön vuoden 2015 alusta.

Senaatti-kiinteistöjen hallitukselle esitettävissä investointipäätöksissä tarkastellaan valtion kokonaisedun toteutuminen seuraavilla näkökulmilla:

  • Asiakkaan työn tuottavuus.
  • Yhteiskuntavastuu.
  • Valtion tilakustannusten muutos.
  • Synergiahyödyt ja yleispätevyys.
  • Pääoman vapautuminen.

Valtion tilakustannusten muutoksesta ja pääoman vapautumisesta tehdään arvio myös euromääräisesti. Jatkossa on tarkoitus, että kaikki näkökulmat pystytään arvioimaan myös euromääräisesti.

Avainluvut

 

30 m²/ htv

tilatehokkuus valtion toimitiloissa

 

6,3 %

alemmat vuokrat kuin vertailuyrityksillä