Senaatin vuosi 2014

Yhteiskuntavastuuraportti

Kumppanit

Senaatti-kiinteistöjen toiminta palvelutuotannossa perustuu kumppanuuteen ja verkostoitumiseen palvelutoimittajien kanssa. Senaatti-kiinteistöjen uudessa strategiassa yhteneväisesti ja yhteiskuntavastuullisesti toimiva toimittajaverkosto ja sen hallinta on nostettu keskeiseksi strategiseksi tavoitteeksi.

Valokeilassa vuonna 2014

Uusin kumppanuuksin eteenpäin

Investointeihin liittyvä hankinnat yli puolet kaikista ostoista

Sähköisen hankintajärjestelmän käyttö kasvoi merkittävästi

 

Valokeilassa vuonna 2014

  • Uusia kumppanuuksia hankittu ja kumppanuuksien määrä kasvoi.
  • Kokonaisostot olivat noin 450 miljoonaa euroa ja toimittajia oli yhteensä noin 4000.
  • Edistettiin hankintatoimen sähköistämistä.
  • Verkkolaskuina vastaanotetaan tällä hetkellä 86 % kaikista laskuista.

Senaatti-kiinteistöjen verkostomainen toimintatapa edellyttää sekä verkostojohtamisen osaamista että menetelmiä. Senaatin roolin kannalta on ensiarvoisen tärkeää, että toimittajaverkostoa johdetaan siten, että aikaansaadaan yhtenäisesti toimiva ja hyvin johdettu verkosto.

Puitesopimukset keventävät ja tehostavat Senaatti-kiinteistöjen käytännön hankintoja. Lisäksi puitesopimuksilla varmistetaan palvelun saatavuus ja laatu. Pitkät puitesopimukset edistävät toimittajien ja Senaatti-kiinteistöjen oman toiminnan kehittymistä toistuvuuden ansioista. Lisäksi toimittaja ehtii viemään Senaatti-kiinteistöjen turvallisuus- yms. ohjeistukset osaksi oman organisaationsa toimintaan.

"Senaatti-kiinteistöillä oli kertomusvuonna noin 4000 aktiivista toimittajaa."

 

Uusin kumppanuuksin eteenpäin

Senaatti-kiinteistöjen kumppanuudet ovat pääosin operatiivisia 2-4 vuoden välein kilpailutettavia puite- tai vuosisopimuksia, jotka ovat sekä valtakunnallisia että alueellisia. Vuonna 2014 pääsiallisesti valtakunnallisia kumppanitoimittajia oli 62 (58) kappaletta. Lisäksi alueellisesti on kilpailutettu eri osa-alueissa alueellisia osaajia. Operatiivisten kumppanuuksien ja puitesopimusten tavoitteena on kattaa kaikki lukumäärältään ja rahavirraltaan merkittävät hankinnat ja vähentää kertatoimittajien määrää.

Kumppanit koulutetaan sopimuskauden alussa hyödyntämään Senaatti-kiinteistöjen toimintamalleja ja järjestelmiä. Lisäksi vuosittain pidetään tarvittaessa kehityskokouksia toiminnan edelleen kehittämiseksi.

Palvelujen hankinnoissa Senaatti-kiinteistöt tekee tiivistä yhteistyötä Hansel Oy:n kanssa ja hyödyntää Hanselin kilpailuttamia palveluntarjoajia. Senaatti-kiinteistöillä on itse kilpailuttamia kumppanitoimittajia muun muassa kiinteistökehityksessä, kiinteistöjen hoidossa, rakennuttamisessa, työympäristökehittämisessä sekä oikeuspalveluissa. Uusia puitesopimuskumppanuuksia on tehty mm. rakennushistoriaselvitysten tekijöiden, kopiolaitosten, sisäilmakonsulttien kanssa ja Etelä-Suomen tietopalveluasiantuntijoiden kanssa.

Erityisesti pitkäjänteistä työtä on tehty kiinteistöhoidon kumppaneiden kanssa, josta on kerrottu tarkemmin Kiinteistöjen ylläpito-osiossa.

Investointeihin liittyvät hankinnat yli puolet kaikista ostoista

Kokonaisostot vuonna 2014 olivat noin 450 miljoonaa euroa, mikä on noin 70 % Senaatti-kiinteistöjen liikevaihdosta. Suurimmat hankinnat olivat investointeihin liittyviä hankintoja, joita tehtiin yhteensä noin 230 miljoonan euron arvosta. Senaatti-kiinteistöillä oli kertomusvuonna aktiivisia toimittajia noin 4000 (4100), joista kertatoimittajia oli vajaa 1400 (1400). Rahavirrasta noin 80 % syntyy 200 suurimman toimittajan laskutuksesta.

Vuonna 2015 on asetettu tavoitteeksi kilpailuttaa vähintään 10 uuttaa puitesopimuskumppanuutta. Talousrikollisuuden torjunnan osalta toimittajille pidetään laajasti koulutuksia vuonna 2015. Lisäksi uudet turvallisuussopimusmallit edellyttävät toimittajien kouluttamista.

Sähköisen hankintajärjestelmän käyttö kasvoi merkittävästi

Senaatti-kiinteistöt on kertomusvuonna kehittänyt hankintatoimintaansa muun muassa edistämällä hankintojen sähköistämistä. Hankintatoimen sähköistämisellä parannetaan hankintatoimen ohjattavuutta, lisätään läpinäkyvyyttä sekä tehostetaan hankintaan liittyvien toimintojen ja asiakirjojen hallintaa. Toiminnot sisältävät muun muassa sähköisen kilpailuttamisen, sopimustenhallinnan, tilaamisen ja toimittajuudenhallinnan.

Sähköisen hankintajärjestelmän käyttö kasvoi vuonna 2014 merkittävästi ylläpidon ja investointien hankinnoissa. Lisäksi kertomusvuonna saatettiin päätökseen ostosopimustenhallinnan vaatimusmäärittely. Toimittajuudenhallintajärjestelmän määrittelyjä jatkettiin, mutta järjestelmää ei otettu vielä käyttöön. Vuoden 2015 tavoitteina on kasvattaa sähköisen hankintajärjestelmän käyttöä entisestään, aloittaa sähköisen ostosopimustenhallinnan käyttö ja pilotoida valtion yhteistä kilpailutusjärjestelmää.

Senaatti-kiinteistöt on pyrkinyt aktiivisesti edistämään ympäristöystävällisen verkkolaskutuksen kasvua. Vuonna 2014 vastaanotettiin 86 (75) % kaikista laskuista verkkolaskuina.

Avainluvut

62

kumppanitoimittajaa vuonna 2014

450 milj. €

kokonaisostot