Senaatin vuosi 2014

Yhteiskuntavastuuraportti

Sidosryhmät

Senaatti-kiinteistöillä on laaja sidosryhmäverkosto, jonka kanssa se pyrkii toimimaan aktiivisesti ja vuorovaikutteisesti. Senaatti-kiinteistöt kuuntelee ja kartoittaa sidosryhmiensä mielipiteitä ja näkemyksiä toimintaansa ja yhteiskuntavastuuta kehittäessään.

Senaatti-kiinteistöjen sidosryhmät

Jäsenyydet järjestöissä ja edunvalvontaorganisaatioissa

 

Senaatti-kiinteistöjen johto on tunnistanut keskeiset Senaatti-kiinteistöjen toimintaan vaikuttavat sidosryhmät, joiden kanssa Senaatti-kiinteistöt toimii ja joilla on vaikutus Senaatti-kiinteistöjen toimintaan.

Senaatti-kiinteistöt käy aktiivista vuoropuhelua sidosryhmiensä kanssa. Senaatti-kiinteistöt on perustanut muun muassa asiakasfoorumin, jossa ovat keskeisten asiakkaidemme edustajat. Asiakasfoorumin tavoitteena on luoda suora keskusteluyhteys asiakkaiden avainhenkilöiden sekä Senaatti-kiinteistöjen johdon välille ja edesauttaa kollegojen verkottumista. Tapaamisissa käsitellään ajankohtaisia teemoja asiantuntijoiden esitteleminä, tutustutaan kiinnostaviin toimitilaratkaisuihin ja keskustellaan keinoista, joilla Senaatti-kiinteistöt voi parantaa palveluaan entisestään.

Vuonna 2014 toteutettiin ulkopuolisen asiantuntijan toimesta Senaatin keskeisten sidosryhmien ja oman henkilöstön keskuudessa kysely, jossa kartoitettiin sidosryhmien näkemyksiä olennaisista yhteiskuntavastuun näkökulmista.

Senaatti-kiinteistöjen sidosryhmät

Sidosryhmä Odotukset Senaatti-kiinteistöjä kohtaan Vuorovaikutuksen välineet Esiin nousseet asiat, huolenilmaukset ja tulokset 2014
Asiakkaat
• Valtion hallinnonalat ja säätiöt.
• Tilojen käyttäjät ja asiakkaat.
• Yhteensä kymmeniä tuhansia henkilöitä.
• Toimintaa tukevat, terveelliset, turvalliset ja tuottavat tilat.
• Opastaminen tilojen kestävään käyttöön sekä toimitilakustannusten tehostamiseen.
• Energiatehokkuuden parantaminen ja ilmastokuormituksen vähentäminen.
• Asiakas-tyytyväisyyskyselyt, käyttäjätyytyväisyyskyselyt, uudis- ja korjaushankkeiden yhteydessä tehtävät kyselyt.
• Senaattila.fi-palveluportaali ja muut sähköiset palvelut kuten Optimaze.net, HTH-tietopalvelu ja sähkönsäästöprojektiin liittyvä senergia.fi.
• Säännölliset tapaamiset asiakkaiden kanssa.
• Asiakasfoorumi, johon kuuluu 11 asiakkaan edustajaa keskeisistä asiakkaista.
• Sidosryhmälehti Kontrahti ja sähköinen uutiskirje.
• Toteutettu yhteistyössä asiakkaiden kanssa lukuisia työympäristökehittämisen projekteja ja toimitilakonsepteja.
• HTH-tietojärjestelmän käytön ja hyödyntämisen edistäminen asiakaskunnassa muuttamalla palvelu vuoden 2015 alusta maksuttomaksi.
• Uudistettiin asiakastyytyväisyystutkimusten toteutus.
• Asiakasfoorumi kokoontui kolme kertaa. Tapaamisten aiheena oli mm. Senaatin uusi strategia.
• Uudenlaisten työympäristöjen ja työteon tapojen esittelyä asiakkaille mm. Lintulahden vierailut ja järjestetty aiheeseen liittyvä aamiaisseminaari.
• Vuosittainen tutkimuslaitosseminaari teemana tulevaisuuden työympäristö ja tutkimustilojen yhteiskäyttö.
• Tarjottu asiakkaille mahdollisuutta kokeilla uudenlaisessa työympäristössä työskentelyä tähän tarkoitetussa Idea-tilassa ja Pasilan Hupissa.
• Senaatti oli mukana Open House Helsinki -tapahtumassa ensimmäistä kertaa. Yleisölle oli mahdollisuus tutustua Marmoripalatsiin opastetuilla kierroksilla. Tilaisuus oli menestys.


Palvelujen ja materiaalien toimittajat
• Noin 4 100 palvelujen ja materiaalien toimittajaa.
• 62 kumppania mm. rakennuttamisessa ja projektinjohtamisessa, kiinteistökehityksessä, suunnittelupalveluissa, kiinteistönhoidossa ja oikeuspalveluissa.
• Pitkäaikaiset toimittajasuhteet.
• Avoimuus ja tasapuolisuus.
• Kehittyminen yhteistyössä.
• Kumppanuusmallin mukainen toimittajayhteistyö: projektien ohjausryhmät, toimittajatapaamiset ja kehityskeskustelut.
• Avoimet ja selkeät kilpailuttamiskäytännöt.
• Talousrikollisuuden torjuntamenetelmät.
• Hankittu uusia kumppanuuksia, joiden myötä kumppanuuksien määrä kasvoi.
• Kiinteistöjen ylläpidossa käytössä palkkio-sanktio-malli, jossa on sovittu tavoitteita liittyen mm. käyttäjätyytyväisyyteen ja energiatehokkuuteen.
• Talousrikollisuuden torjuntaan liittyen tehtiin tarkastukset 17 investointikohteeseen ja kunnossapitokohteeseen sekä 3 tarkastusta käyttäjäpalvelukohteeseen.
• Aluehallinto- ja veroviranomaisten kanssa tehty tiivistä yhteistyötä työmaiden valvonnan tehostamiseksi.
• Rakennustyön tiedonantovelvollisuus käynnistyi yhteistyössä verottajan kanssa.
• Edistettiin hankintatoimen sähköistämistä ja verkkolaskuina vastaanotetaan tällä hetkellä 86 % kaikista laskuista.
•Toimittajuudenhallintajärjestelmän määrittelyjä jatkettiin, mutta järjestelmää ei otettu vielä kertomusvuonna käyttöön.

Viranomaiset
• Euroopan unioni, Suomen valtio ja kunnat.
• Museovirasto.
• Naapurit ja maanomistajat.
• Lainmukainen, vastuullinen toiminta, työllistäminen, verotulot.
• Valtion toimintapolitiikkojen ja suositusten toteuttaminen.
• Hyvä ympäristö, vuorovaikutteinen suunnittelu.
• Vaikuttaminen toimialajärjestöissä ja vertaisverkostoissa.
• Maankäytön oma-aloitteinen, vuorovaikutteinen suunnittelu.
• Säännöllinen ja aktiivinen yhteistyö Museoviraston kanssa.
• Toimittu aktiiivisesti EU- ja pohjoismaatasolla valtiokiinteistön omistajien verkostossa.
• Jatkettu aktiivista yhteistyötä Museoviraston kanssa kumppanuussopimuksen mukaisesti.
• Osallistuttu maankäytön suunnitteluhankkeisiin yhteistyössä kuntien kanssa.
• Lausuntojen antajana ja asiantuntijana erilaisissa säädösvalmisteluissa, esim energiatehokkuussäädökset.


Omistajat
• Eduskunta.
• Valtioneuvosto.
• Valtiovarainministeriö.
• Omaisuuden arvon ja käytettävyyden varmistaminen.
• Ympäristö- ja sosiaalisten tavoitteiden toteuttaminen.
• Rakennetusta kulttuuriympäristöstä huolehtiminen.
• Toimiminen valtion työympäristö- ja toimitila-asiantuntijana.
• Puolivuosi-, tilinpäätös- ja yhteiskuntavastuuraportointi.
• Säännöllinen yhteydenpito ja tiedon jakaminen toiminnasta, taloudesta ja tavoitteiden saavuttamisesta.
• HTH tietopalvelu.
• Museoviraston kiinteistöjen siirto onnistuneesti Senaatti-kiinteistöille ja yhteistyön käynnistäminen, mm. korjaustoiminnassa.
• Osallistuttu yliopistokiinteistöyhtiöiden omistajaohjaukseen.
• Tuettu valtionhallinnon rakenteellisia muutoksia toimitilaratkaisuilla.
• Oltu eduskunnan tarkastusvaliokunnan kuultavana. Tarkastuvaliokunnan raportissa esiin nostama kritiikki on otettu huomioon Senaatti-kiinteistöjen strategiassa ja vuokrajärjestelmää on lähdetty uudistamaan mm. raportin palautteen perusteella.
• Osallistuttu toimitilastrategian päivitystyöhön ja valtion vuokrajärjestelmän uudistamistyöhön.

Henkilöstö
• Yhteensä 281 työntekijää.
• Haastavat, monipuoliset tehtävät.
• Kilpailukykyinen palkkaus.
• Kehittyminen työssä.
• Viihtyminen työssä.
• Työkyvyn ylläpito.
• Henkilöstön työtyytyväisyystutkimukset.
• Henkilökohtaiset kehityskeskustelut esimiehen kanssa kaksi kertaa vuodessa.
• Johdon aamukahvitilaisuudet.
• Yhteiset henkilöstöpäivät kerran vuodessa.
• Intranet Senetti.
• Henkilöstölehti Senaattori.
• Henkilöstöedustus neuvottelukunnissa sekä palkkausjärjestelmän kehittämisryhmässä ja Senaatti-kiinteistöjen hallituksessa sekä prosessien kehittämisryhmissä.
• Henkilöstön työtyytyväisyys ja omistautuneisuus ovat hieman keskimääräistä korkeampia muihin yrityksiin verrattuna, vaikka tyytyväisyys laski hieman edellisvuodesta.
• Organisaation johtamiskulttuuri ja henkilöstön työmotivaatio koetaan erittäin positiivisina.
• Kertomusvuonna vahvistettiin työympäristö- ja tietotyön tuottavuusosaamista mm. koulutuksilla ja verkkokursseilla.
• Otettiin käyttöön tehostettu työkyvyn arviointiprosessi yhdessä työterveyshuollon kanssa.
• Uudistettiin uusille senaattilaisille suunnattu Tulokas-tapahtumien sisältö.
• Järjestettiin 8 johdon aamukahvitilaisuutta koko henkilöstölle ajankohtaisista asioista.
• Strategian tekemiseen osallistui eri työpajojen ja työryhmien kautta yli puolet henkilöstöstä.
• Senaatti pitää aktiivisesti yhteyttä eläkeläisiin, mm. vuosittainen järjestettävä lounastapaaminen.

Tiedotusvälineet
• Valtakunnallinen, alueellinen ja paikallinen lehdistö, radio ja TV.
• Avoin ja luotettava viestintä. • Vuosiraportit.
• Lehdistötiedotteet.
• Kotisivut.
• Tapaamiset ja tiedotustilaisuudet.
• Toimitusjohtajan mediatapaamiset ajankohtaisista aiheista ja Senaatin toiminnan tunnetuksi tekeminen.
• Määrällisesti ja laadullisesti Senaatti-kiinteistöjen mediajulkisuus oli edellisvuosien tasolla.
• Julkisuudesta noin 88 % oli neutraalia tai positiivista.
• Negatiivista julkisuuskuvaa toi erityisesti eduskunnan tarkastusvaliokunnan raportin käsittely.
• Mediassa esillä olivat erityisesti varuskuntakiinteistöjen myynnit, Museoviraston kiinteistöjen siirrot Senaatti-kiinteistöille ja vuokrausjärjestelmä.

Muut
• Toimialajärjestöt.
• Tutkimuslaitokset.
• Asiantuntijatoimikunta.
• Kansalaisjärjestöt.
• Toimialan kehittyminen ja uusien toimintamallien kehittäminen.
• Osallistuminen kehittämishankkeiden käynnistämiseen, toteuttamiseen ja rahoitukseen.
• Mm. RAKLI, Rakennustietosäätiö RTS, Kiinteistöalan Koulutuskeskus, Sisäilmayhdistys ja PALTA ry.
• Osakkuus ja hallituksen puheenjohtajuus strategisesssa huippuosaamiskeskittymä RYM Oy:ssä.
• Osallistuminen alan koulutuksen suunnitteluun sekä ohjaukseen ja kouluttamiseen.
• Aktiivinen toimiminen kansainvälisissä vertaisverkostoissa, alan toimialajärjestöissä ja osallistuminen toimialan hankkeisiin ja ohjelmiin.
•Korjausrakentamisen uusien menetelmien kehittäminen kansainvälisessä EU-hankkeessa.
• Kehitetty asiantuntijapalveluita, uudistettu investointiprosessia sekä parannettu energiatehokkuutta ja sisäympäristöjä osana RYM Oy:n tutkimusohjelmia.
• Osallistuttu Tekesin palveluiden kehittämisen teknologiaohjelman johtoryhmätyöskentelyyn.
• Oltu mukana kymmenessä tutkimus- ja kehityshankkeessa, joiden toteutuksesta vastaa ulkopuolinen taho, esimerkiksi tutkimuslaitos.



Jäsenyydet järjestöissä ja edunvalvontaorganisaatioissa

Järjestö/organisaatio Senaatti-kiinteistöjen rooli
AKA arvioitsijat Jäsen
Arkkitehtuurimuseo- ja tiedotuskeskussäätiö Jäsen
buildingSmart Finland Johto-, tilaaja- ja toimitilaryhmä
FISE Oy Pääsuunnittelijoiden, rakennettuajien ja valvojien pätevyyslautakunta
Huoltovarmuuskeskus, rakennuspooli Länsi-Suomen aluetoimikunnan jäsen
NKS Energy Group jäsen
Rakennustaiteen Seura ry. Johtokunta, varapuheenjohtaja
Rakennustietosäätiö Hallitus, kiinteistönpito, rakentamisen ohjaus, TATE-RYL toimikunta, RT-kortti, rakennusjätteet-työryhmä
RAKLI, hallitus Hallitus, Jyväskylän, Pirkanmaan ja Pohjois-Suomen aluetoimikunnat, käyttö ja ylläpito -toimikunta, neuvottelukunta, toimitilat-johtoryhmä, yhdyskunta ja infra -johtoryhmä, rakennuttaminen-toimikunta
Royal Institution of Chartered Surveyors Jäsen
Suomen homekoirayrittäjät ry. Hallitus
Suomen Rakennusinsinöörien liitto RIL ry. Energia- ja talotekniikkaryhmä, puheenjohtaja
Suomen Valotekninen Seura ry. Työvaliokunta ja hallitus, jäsen
Suomenlinnan hoitokunta Johtokunta, varajäsen
Sähkötieto ry. Hallitus, jäsen
Työ- ja elinkeinoministeriö EED 5.artiklan työryhmä ja sähköturvallisuuden neuvottelukunta
TTL Käyttäjälähtöiset toimivat tilat -teema-alueen seurantaryhmä
Valtion taideteostoimikunta Puheenjohtaja
Valtiovarainministeriö Valtion hankintatoimen neuvottelukunta
Ympäristöministeriö Kosteus- ja hometalkoot, ja rakentamisen energiasäädökset