Senaatin vuosi 2014

Yhteiskuntavastuuraportti

Riskienhallinta

Kokonaisvaltainen riskienhallinta kuuluu Senaatti-kiinteistöjen hyvään hallintotapaan. Johdon vastuulla on huolehtia siitä, että Senaatti-kiinteistöt tunnistaa ja hallitsee riskejä, jotka voivat estää sitä saavut-tamasta tavoitteitaan.

Senaatti-kiinteistöjen riskienhallinnan kokonaisvaltainen toimintamalli

Riskien minimointi hyvän toiminnan perustana

Riskit tunnistetaan todennäköisyyden perusteella

Vuosi 2014

 

Senaatti-kiinteistöjen riskienhallinnan kokonaisvaltainen toimintamalli

Senaatti-kiinteistöjen riskienhallinta koostuu neljästä osa-alueesta, joita ovat:

1. Tahtotila ja perusteet

Tahtotila on kirjattu riskienhallintapolitiikkaan (ts. riskienhallintastrategiaan), jonka Senaatti-kiinteistöjen hallitus on hyväksynyt. Se sisältää Senaatti-kiinteistöjen riskienhallinnan kokonaisuuden, tahtotilan, joka luo perustan kaikille riskienhallintakäytännöille. Riskienhallinta-politiikassa vahvistetaan riskienhallinnan periaatteet, riskinsietokyky, riskienhallintakeinot, riskienhallinnan ohjeistus, vastuut ja päätöksenteko sekä raportointi.

2. Prosessi

Prosessi-osassa kuvataan Senaatti-kiinteistöjen käytännön toimet tahtotilan toteuttamiseksi. Se sisältää toimintatavat, joilla riskejä tunnistetaan, arvioidaan, hallitaan ja seurataan systemaattisesti ja säännöllisesti.

3. Sisällyttäminen

Senaatti-kiinteistöissä riskienhallinta sisältyy kaikkeen toimintaan, niin strategiaprosessiin, liiketoiminta- ja tukiprosesseihin kuin kehittämis- ja investointiprojekteihinkin.

4. Riskienhallinnan edistäminen

Riskienhallinnan onnistumisen mahdollistaa otollinen toimintakulttuuri, joka muodostuu ja kehittyy ajan kanssa. Se sisältää riskienhallintaa edistäviä toimenpiteitä kuten koulutus ja perehdyttäminen. Johdon tuki ja sitoutuminen ovat edellytyksiä riskienhallinnan kehittämiselle Senaatti-kiinteistöissä.

"Senaatti-kiinteistöjen liiketoiminnan peruslinjaus on pitää riskitaso matalana."

 

Riskien minimointi hyvän toiminnan perustana

Senaatti-kiinteistöjen liiketoiminta on luonteeltaan pitkäjänteistä toimintaa valtioasiakaskunnan parissa. Liiketoiminnan peruslinjaus on pitää riskitaso matalana. Liiketoimintamallissa kuvatut toimintaedellytykset ja tulostavoitteet rajaavat riskinsietoa.

Senaatti-kiinteistöjen riskinsietokyvyn yläraja tulee vastaan, jos riskit ja niiden kerrannaisvaikutukset vaarantavat laissa määrätyn tehtävän, eduskunnan ja valtiovarainministeriön vuosittain asettamien tavoitteiden saavuttamisen ja voiton tuloutuksen suorittamisen oleellisilta osilta.

Riskit tunnistetaan todennäköisyyden perusteella

Senaatti-kiinteistöjen hallitus seuraa säännöllisesti riskien toteutumista. Johdon vastuulla on huolehtia siitä, että Senaatti-kiinteistöt tunnistaa ja hallitsee riskejä. Sisäisen valvonnan tarkoituksena on varmistaa, että toiminta on tuloksellista, varat ja omaisuus turvataan, toimin-nasta annetaan oikeat ja riittävät tiedot ja säädöksiä noudatetaan.

Riskienhallinta sisältyy keskeisesti Senaatti-kiinteistöjen vuosisuunnitteluun ja on mukana operatiivisen tason toiminnassa. Riskienhallinnan osa-alueita ovat liiketoiminta-, ympäristö-, prosessi-, projekti-, turvallisuus- sekä vakuutettaviin kohteisiin liittyvät riskit ja korkoriskit.

Senaatti-kiinteistöt luokittelee liiketoiminnan riskit niiden vaikutuksen ja toteutumisen todennäköisyyden perusteella. Vaikutukseltaan ja todennäköisyydeltään suurimmat riskit otetaan ensimmäisenä tarkasteluun ja valmistellaan keinot kyseisten riskien hallintaan.

Riskienhallintajärjestelmä kattaa toiminnan eri osa-alueet. Kaikki riskiraportit kootaan yhteen Senaatti-tason riskiraportiksi. Se käsitellään Senaatin johtoryhmässä ja hallituksessa. Senaatti-tason riskikartta toimii lähtötietona johtoryhmän ja hallituksen tekemälle skenaarioanalyysille.

Vuosi 2014

Vuoden 2014 riskienhallinnassa on noudatettu riskienhallintapolitiikan (ts. riskienhallintastra-tegian) ja riskienhallintakäsikirjan mukaisia menettelytapoja. Hallitukselle on raportoitu vuoden 2014 riskit ja riskienhallintasuunnitelma sekä raportti vuonna 2013 tehdyistä riskienhal-lintatoimenpiteistä sekä vuonna 2014 toteutuneet toimenpiteet ja vuoden 2015 riskit riskien-hallintasuunnitelmineen. Riskienhallinnan toimenpiteitä ja niiden toteutumista arvioidaan ja raportoidaan lisäksi osana muuta vuosiraportointia.

Merkittäviä riskejä ja riskien hallitsemiseksi tehtyjä toimenpiteitä on seurattu säännöllisesti. Yksiköiden riskienhallinnan tilannetta on seurattu riskienhallinnan yhteyshenkilöverkostossa, joka kokoontui vuoden 2014 aikana yhteensä kaksi kertaa. Verkostolle järjestettiin yksi puolen päivän koulutustilaisuus teemana kansallinen turvallisuus ja tietoturvallisuus. Syksyn 2014 toiminnansuunnittelun yhteydessä liiketoimintayksiköt ja prosessit ovat tunnistaneet toimintavuoden 2015 keskeisimmät riskit.

Alla olevassa taulukossa on kuvattu yleisellä tasolla vuoden 2014 keskeisimmät Senaatti-tason riskit ja niiden johdosta suoritetut toimenpiteet.

Keskeiset tunnistetut riskit vuonna 2014 Vuoden 2014 toimenpiteet riskien minimoimiseksi
Valtion toimitilastrategian tavoitteissa ja toimitilasäästöissä epäonnistuminen

• Senaatti-kiinteistöjen uuden strategian keskeiseksi tavoitteeksi asetettiin toimitilastrategian säästötavoitteiden tuottaminen nopeutetussa aikataulussa.
• Käyttösidonnaisten tilojen suorituskyvyn mittareita kehitetty yhdessä asiakkaiden kanssa.
• Asiantuntijapalveluita tuotteistettu ja pilotoitu.
• HTH tietopalvelusta saatavia tietoja hyödynnetty ja kehitetty palvelua entisestään.

Valtionhallinnon muutosten ja valtion heikon taloudellisen tilanteen vaikutus

• Osallistuttu aktiivisesti käynnissä oleviin lainsäädäntöhankkeisiin.
• Osallistuttu vuokrajärjestemän kehittämiseen VM:n asettamassa työryhmässä.
• Tuotettu valtakunnallisia toimitila- ja työympäristökonsepteja.
• Panostettu joustaviin tila- ja sopimusratkaisuihin.
• Lisätty yhteistyötä toimitalojen välillä myynti- ja kehityshankkeissa ja panostettu myyntiresursseihin.

Epäonnistuneet rakennushankkeet

• Tilaratkaisu- ja investointiprosessien rajapintavastuut on käyty läpi ja sovittu.
• Investointien kannattavuuden seurannan uusinta käynnissä.
• Uudet rakennushankkeen johtamisen ja suunnittelun tehtäväluettelot on otettu käyttöön ja investontiprosessi on päivitetty tukemaan niiden käyttöä.
• Henkilöstön liiketoiminta- ja hankintaosaamista on parannettu koulutusten avulla.
• Vaativia hankkeita on aloitettu uudella allianssimallilla ja omia rakennuttajapäällikkö resursseja on lisätty.
• Yli 5 milj. euron hankkeissa siirrytään asteittain kärkihankemalliin.

Sisäilmaongelmat

• Uusittu työvälineitä ja ohjeistusmateriaaleja. Resursseja on lisätty palkkaamalla vuoden 2015 alusta lähtien sisäilma-asiantunija.
• Järjestetty rakennuttamiseen ja ylläpitoon ja sisäilmaongelmiin liittyvää koulutusta.
• Menossa sisäilmakonsultin käyttöpilotti (TEM). Pilotti jatkuu vastaaoton osalta kevääseen 2015.
• Kehitetty sisäolosuhteita mittaavaa käyttöliittymää virtuaalikiinteistöhankkeessa.
• Jatkettu panostusta ennakoivaan sisäilmakorjaukseen.
• Rakennuskohtaiset sisäilmaongelmat ja niiden kussossapitokorjaukset on viety 2014 alusta lukien Granlund Manageriin.

Maa-alueisiin ja rakennuksiin kohdistuvat ympäristöongelmat

• Kartoitettu ja päivitetty nykyisten pilaantuneiden maa-alueiden eli PIMA-tietojen ajantasaisuutta.
• Perustettu PIMA-työryhmä kehittämään PIMA- ja pilaantuneiden rakennusten eli PIRA-asioiden kokonaishallintaa.

Maineen menetys epäeettisen toiminnan, rikollisuuden, korruption tai väärinkäytöksen vuoksi

• Käyty keskustelua henkilöstön kanssa arvoista strategian uudistamisen yhteydessä.
• Laadittu tentti edustamiseen ja vieraanvaraisuuteen liittyvistä eettisistä pelisäännöistä henkilöstölle.
• Kiinnitetty erityistä huomiota henkilöstön pakolliseen sidonnaisuusilmoitusmenettelyyn.

Talousrikollisuuden riittämätön torjuminen hankinnoissa

• Päivitetty talousrikollisuuden torjunnan ohjeistusta ja järjestetty koulutusta henkilöstölle ja toimittajakumppaneille.
• Järjestetty investointi- ja kunnossapitohankkeiden tarkastuksia.
• Tehty 17 työmaatarkastusta. Vuoden 2015 tavoite on vähintään 30 tarkastusta.
• Laadittu ohjeistus koskien verottajan asettamaa tiedonantovelvollisuutta 1.7.2014 alkaen. Sovittu ylläpitokumppaneiden kanssa talousrikollisuuden torjuntaan toimenpiteet.
• Tilaajapalvelu.fi:n valvojapalvelu otettu käyttöön kaikissa investointien ja ylläpidon hankinnoissa.
• Kaikille käynnissä oleville rakennushankkeille on haettu työmaa-avaimet ja uusille haetaan sitä mukaan kuin on tarpeen.

Siirtyminen sähköiseen asiointiin asiakkaiden kanssa epäonnistuu sekä portaalin rakentaminen ja HTH-järjestelmän aktiivikäyttöön ottaminen myöhästyy laajasti

• Yhteistyötä tiivistetty keskitettyjen palveluorganisaatioiden kanssa.
• Varmistettu, että tilat ovat tarvittavilta osin korotetun tietoturvatason vaatimusten mukaisia.
• Panostettu asiakasyhteistyöhön yritysportaalin käyttöliittymien suunnittelussa.

Tietovuodot ja kyberhyökkäykset

• Kehitetty asiakasyhteistyönä valtion yhteistä turvallisuussopimusmallia.
• Edistetty ja kehitetty olemassa olevia tilaratkaisukonsepteja turvallisuuden arvioimiseksi ja huomioonottamiseksi tilahankeissa.
• Järjestetty henkilöstölle kyberturvallisuuteen liittyvää koulutusta.
• Tehty turvallisuussopimuksia kriittisille toimittajille.
• Tehty turvallisuustarkastuksia järjestimille ja palveluntuottajille.
• Tietoturvapäällikön tehtäville lisätty resursseja.
• Auditoitu turvallisuushallinnan, tilojen ja järjestelmien turvallisuutta sidosryhmien osalta.