Senaatin vuosi 2014

Yhteiskuntavastuuraportti

Kiinteistöjen ylläpito

Senaatti-kiinteistöt hoitaa ja ylläpitää valtion kiinteistövarallisuutta siten, että kiinteistöjen arvo ja käytettävyys säilyvät. Tavoitteena on toteuttaa kiinteistöjen ylläpito optimaalisin kustannuksin volyymietu huomioiden ja saavuttamaan asetetut kulutustavoitteet. Ylläpidolla on myös tärkeä rooli toimitilojen sisäilman laadun varmistamisessa ja energiankulutuksen vähentämisessä.

Pitkäjänteistä kiinteistöhoitoa

Tavoitteisiin kustannustehokkaasti

Vuoden 2014 tavoitteet ja tekemiset

Käyttäjäsähköprojekti tuotti tulosta

Tavoitteisiin pääsemisestä palkitaan

Panostukset laatuun

Ylläpitoprosessin keskeiset tavoitteet vuonna 2015

Jätehuolto-, pelastussuunnitelma-, turvallisuus- ja talousrikollisuutta koskevan työryhmän tavoitteet vuodelle 2015

 

Senaatti-kiinteistöjen ylläpitoprosessi kehittää ja vastaa Senaatti-kiinteistöjen ylläpitotoiminnoista ja asiakkaille tarjottavista ja tuotettavista käyttäjäpalveluista, joita ovat muun muassa puhtauspalvelut, aulapalvelut, toimistopalvelut ja turvallisuuspalvelut.   

Ylläpitoprosessin yhtenä tehtävänä on löytää alan parhaat käytännöt ja ottaa ne käyttöön kattavasti Senaatti-kiinteistöissä. Tavoitteena on, että oma ylläpitohenkilöstö keskittyy ydintoimintoihin eli asiakaspalveluun ja palveluverkoston johtamiseen. Puite- ja kumppanuussopimusten avulla pyritään vähentämään toimittajien ja laskujen määrää.

Pitkäjänteistä kiinteistöhoitoa

Senaatti-kiinteistöt arvioi kiinteistökantansa vuosittain, jotta ylläpidon toimenpiteet kohdistetaan oikein. Arvioinnin perusteella laaditaan keskipitkän aikavälin suunnitelmat kiinteistöjen ylläpidolle ja hoidolle sekä vuosisuunnitelma, jolla varmistetaan kiinteistöjen käytettävyys, energiatehokkuus, terveellisyys, turvallisuus ja taloudellisen arvon säilyminen.

"Vuonna 2014 Senaatti-kiinteistöjen ylläpitomenot olivat 176 milj. euroa."

 

Tavoitteisiin kustannustehokkaasti

Vuonna 2014 Senaatti-kiinteistöjen ylläpitomenot olivat 176 milj. euroa. KTI:n benchmarking tutkimuksen mukaan Senaatti-kiinteistöt käytti vuonna 2013 (vuoden 2014 tulokset saatavissa toukokuussa) kiinteistöjen korjauksiin 53 % enemmän kuin tutkimuksessa mukana olleet vertailuyritykset. Senaatti-kiinteistöt pystyi kuitenkin muun muassa suuren ostovolyyminsa ansiosta toteuttamaan ylläpitokulut kustannustehokkaasti. KTI:n vertailun mukaan Senaatti-kiinteistöjen hoitokustannukset ilman korjauksia olivat yli 10 % edullisemmat kuin muilla vertailuyrityksillä.

Vuoden 2014  tavoitteet ja tekemiset

  • Virtuaalinen kiinteistö -kehityshanke eteni suunnitelmien mukaisesti. Ideana on esittää kiinteistöjen käyttäjille kiinteistön teknisistä järjestelmistä kerättyä tietoa, kuten tilatehokkuutta, energiankulutusta ja veden kulutusta, helposti ymmärrettävässä, visuaalisessa muodossa. Käyttäjäsähköprojekti laajeni 97 kohteeseen kertomusvuoden aikana. Tavoitteena oli saada 100 kohdetta mukaan. Käyttäjäsähkökohteiden sähkönkulutuksen lasku oli vuoden 2014 aikana noin 2,6 prosenttia.
  • Kiinteistönhoidon palvelukuvaukset päivitettiin ja kaikki kiinteistöt siirrettiin Granlund Manager® huoltokirjaan.
  • Yli sata kohdetta (kiinteistöä) on liitetty kiinteistöhoitoliikkeiden rakennusautomaation etävalvontapalveluihin.
  • Kertomusvuonna pilotoitiin Senaatti-kiinteistöjen etähallintakonseptia, joka on osa kiinteistöhoidon puitesopimusta, ja laadittiin rakennuttamista varten ohje, jossa kuvataan etähallintakonseptin vaatimukset rakennusautomaatiolle. 
  • Kilpailutettiin kiinteistöhoidon kuusivuotinen Palkki IV-puitesopimus.
  • Uudistettiin palkkio-sanktiomallia entistä motivoivammaksi ja kehitettiin siihen uusi mittari, joka kuvaa palvelupyyntöjen käsittelyn onnistumista.
  • Järjestettiin toistakymmentä siivous- ja sisäilmakoulutusta ympäri Suomea, ja niihin osallistui Senaatin yhteistyökumppaneita siivoojista palveluesimiehiin. Koulutuksen teemana oli yhteiskuntavastuullisuus ja siivouksen vaikutus sisäilman laatuun. Koulutuksessa painotettiin myös palveluhenkilöstön keskinäisen yhteistyön ja viestinnän tärkeyttä kiinteistön ylläpidossa.

Käyttäjäsähköprojekti tuotti tulosta

Käyttäjäsähköprojektin tavoitteena on kannustaa kiinteistöjen käyttäjiä sähkönsäästöön. Vuoden 2014 lopussa mukana projektissa oli yhteensä 97 kohdetta sisältäen tutkimuslaitokset. Tutkimuslaitokset ovat päässeet sähkön säästössä samalle viivalle muiden kiinteistöjen kanssa, vaikka yksittäisiä poikkeamia esiintyy edelleen johtuen tutkimusprosessien vaihtelusta. Käyttäjäsähköprojektin kohdemäärä ei enää tulevaisuudessa merkittävästi kasva.

Käyttäjäsähkökohteiden sähkönkulutuksen lasku oli vuoden 2014 aikana noin 2,6 prosenttia. Euromääräisesti tämä merkitsee noin 318 600 euron säästöä sähkökustannuksissa. Projekti alusta (2010) alkaen on saavutettu lähes 1 milj. euron säästö.  

Tavoitteisiin pääsemisestä palkitaan

Senaatti-kiinteistöjen toimintatapa kiinteistöjen ylläpidossa perustuu operatiiviseen kumppanuuteen alan palveluntuottajien kanssa. Kiinteistönhoidossa Senaatti-kiinteistöillä on 1.1.2015 alkaen neljä valtakunnallisesti toimivaa palveluntuottajaa, joiden kesken Senaatti-kiinteistöt kilpailuttaa kiinteistöjensä kiinteistönhoidon. Kumppanuuden tavoitteena on syventää eri osapuolten välistä kehittämisyhteistyötä ja tehostaa toimintamalleja laadun parantamiseksi ja kustannustason hallitsemiseksi.

Kumppaneiden kanssa Senaatti-kiinteistöillä on käytössä palkkio-sanktio-sopimusmalli, jossa määritellään tavoitteet kokonaisenergiankulutukselle, laadulle ja käyttäjätyytyväisyydelle sekä uutena palvelupyyntöjen käsittelyn onnistumiselle.

Kertomusvuonna kehitettiin Palkki-kumppaneiden kanssa kiinteistöjen energiahallintaa ja kuvattiin energiahallinnan prosessit kiinteistönhoidon puitesopimukseen.  Kehitystyön tuloksena merkittävimmät Senaatti-kiinteistöjen kiinteistöt on liitetty Palkki-kumppaneiden rakennusautomaation etähallintakeskuksiin, jotka havainnoivat ja optimoivat kiinteistön olosuhteita sekä laitteiden ja järjestelmien tilaa. Tavoitteena on parantaa käyttäjätyytyväisyyttä ja energiatehokkuutta.

Panostukset laatuun

Kertomusvuonna Senaatti-kiinteistöt kehitti käyttäjäpalveluihin liittyviä laadunhallintamalleja ja kannustimia yhteistyössä asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja kuntien kanssa. Kehitystyötä jatketaan edelleen.

Yhteistyössä Hanselin kanssa järjestettiin koulutustilaisuus talousrikollisuuden torjunnasta ja Senaatin turvallisuussopimuksiin liittyvistä ehdoista Hanselin käyttäjäpalveluiden puitesopimustoimittajille.

Ylläpitoprosessin keskeiset tavoitteet vuonna 2015

Palkki-työryhmän tavoitteet vuodelle 2015

  • Puitesopimuksen ensimmäinen vaihe kilpailutetaan ja kiinteistöhoidon uudistettu toimintamalli otetaan käyttöön.
  • Kiinteistönhoitokumppanuudesta siirrytään ylläpitokumppanuuteen yhteistyötä syventämällä ja kehittämällä sisäolosuhteiden ja energiankulutuksen kokonaisvastuullista toimintamallia.
  • Kiinteistönhoitoyritysten roolia energia-asiantuntijana ja sisäilma-asioiden ammattilaisena vahvistetaan.
  • Kehitetään kohdekohtaisten asioiden raportointimallia.
  • Päivitetty palkkio-sanktio-sopimusmalli otetaan käyttöön kaikissa Senaatti-kiinteistöjen ja kumppaneiden välisissä kohdekohtaisissa sopimuksissa.

Teknisen tiedonhallinnan työryhmän tavoitteet vuodelle 2015

  • Virtuaalinen kiinteistö -kehityshankkeen tavoitteena on parantaa asiakastyytyväisyyttä.
  • Laaditaan konseptin jalkautussuunnitelma ja aloitetaan sen valtakunnallinen käyttöönotto.
  • Käynnistetään 10 uutta käyttäjäsähköprojektia.

Ylläpidon olosuhde- ja energiatyöryhmän tavoitteita

  • Otetaan käyttöön kiinteistöjen sisäolosuhdeseuranta.
  • Kehitetään toimintamalli sisäolosuhdetiedon ja energiatiedon keräämiseen.
  • Kehitetään energian tuntimittaustiedon käyttöliittymiä ja raportointia.

Käyttäjäpalvelutyöryhmän tavoitteita

  • Puhtauspalveluiden valvonnan käyttöönotto huoltokirjaan laajenee valtakunnalliseksi.
  • Otetaan laadunvalvonta osaksi palkkio-sanktiojärjestelmää.
  • Palkkio-sanktio–sopimusmalli kehitetään käyttäjäpalveluihin.
  • Siivoojien koulutukseen laaditaan sisäilmaosiot.
  • Käyttäjäpalvelusopimuksien kehittäminen jatkuu Senaatissa sekä Hanselissa, aiheina turvallisuusehtojen yhtenäistäminen, harmaa talous, kestävä kehitys ja sanktiot.

Jätehuolto-, pelastussuunnitelma-, turvallisuus- ja talousrikollisuutta koskevan työryhmän tavoitteet vuodelle 2015

  • Kehitetään kiinteistöjen jätetietojen hallintaa.
  • Tuetaan turvallisuussopimusmallien käyttöönottoa ylläpidossa.
  • Selvitetään mahdollisuutta sähköiseen pelastussuunnitteluun.
  • Osallistutaan edelleenvuokrakohteiden turvallisuusasioiden kehittämiseen ylläpidon osalta.
  • Osallistutaan Senaatin talousrikollisuuden torjunnan ja turvallisuustarkastusten ja –auditointien koordinointiyhteistyöhön.

Avainluvut

176 milj. €

ylläpitomenot

 

2,6 %

lasku sähkössä käyttäjäsähkö-projektikohteissa

97

aktiivista käyttäjäsähköprojektia